Firmar documentos digitalmente acelera mucho determinados procesos administrativos y de negocios. La comodidad y ahorro de tiempo que supone evitar traslados, viajes, acudir a citas o reuniones presenciales es muy relevante. Saber cómo firmar electrónicamente un documento es esencial para poder aprovechar estas ventajas.
Existen diferentes formas de firmar un documento digital, todas ellas muy sencillas. Puedes utilizar el programa para escanear tu firma e incluir esta fácilmente en los documentos que lo precisen.
Desarrollo
1. Cómo firmar electrónicamente un documento PDF paso a paso
El formato PDF es uno de los más populares en la administración pública y en digitalización documental. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en PDF es necesario para poder operar con documentos oficiales en este formato. Y además, es muy útil para hacerlo en documentos privados. Pasos previos a firmar electrónicamente un documento por primera vez.
- Instala en tu ordenador Adobe Acrobat Reader DC.
- Ten escaneada tu firma digital.
- Ten instalado en tu navegador en unos segundos un certificado digital para firmar documentos.
La primera opción: es firmar un documento por medio del dispositivo Token y de la aplicación FIRMAEC
1. Descargar el archivo FirmaEC en: https://www.firmadigital.gob.ec/descargar-firmaec/
2. Ingresar el TOKEN de Firma electrónica en el computador.
3. Ingresar a la nueva plataforma descargada FimaEC.
4. Hacer clic en TOKEN y presionar “Examinar”.
5. Ingresar la contraseña personal.
6. Dirigirse a “Documentos Seleccionados” y subir el documento que se desea firmar.
7. Presionar en “Firmar” y hacer Clic en la parte del documento que se desea firmar.
8. Una vez en el documento presionar “estampar.
9. Y listo, se abrirá un cuadro de diálogo con el documento firmado para comprobar la ubicación de la firma.
La segunda opción: es firma un documento por medio de la aplicación Adobe Acrobat
- Accede al documento que deseas firmar y clica con el ratón sobre herramientas para que aparezca la opción Rellenar y Firmar. Verás que, tras pulsarlo, te permite el acceso al botón Colocar firma.
- Haz clic sobre el icono firma de la barra de herramientas. Verás que está representado por un puntero de pluma de escribir.
- Selecciona “imagen” para acceder al archivo de imagen de tu firma escaneada.
- Pincha en Aplicar y haz clic sobre el lugar en el que deseas colocar tu firma dentro del documento.
2. Cómo firmar electrónicamente un documento en Microsoft Office
Los documentos en Microsoft Office también son muy populares. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en este formato te permitirá trabajar también con documentos creados en programas tan populares como Word y con Excel.
- Utiliza la opción de insertar una línea de firma en un documento para ubicarla en el lugar que deseas.
- Haz doble clic sobre el cuadro de texto que se ha creado seleccionando el certificado de firma o la firma escaneada.
- Guarda el documento si no hay que incluir más firmas.
- Si el documento que has firmado requiere la firma de otra persona, debes solicitársela. Para ello envía el documento y cuando esta persona vea la línea de firma y una notificación de solicitud de su firma podrá firmarla. Por seguridad, una vez dado este paso el documento será de sólo lectura de tal modo que sea imposible realizar modificaciones en su contenido. Si se edita, la certificación de la firma se perderá y habrá que volver a firmar el documento de nuevo.
Conclusión
La firma electrónica tiene la misma validez y los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio, además el único medio para que un documento digital tenga validez legal, es que deba ser firmado con firmas emitidas por ARCOTEL.
Recomendación
La importancia de la firma electrónica recae en que esta es una de las herramientas más útiles en la actualidad ya que otorga solución tecnológica que ofrece tanto seguridad como confianza a los documentos electrónicos.
Referencias:
- Sistema Nacional de Información. (2020). Descargar FirmaEC. Recuperado de: https://www.firmadigital.gob.ec/descargar-firmaec/
- Francisco Cabascango. (2019). Cómo firmar un documento electrónicamente. Recuperado de: https://tufacturero.ec/como-firmar-digitalmente-un-pdf-mediante-firmaec/
- Aparisi Miguel. (2020). Cómo firmar electrónicamente un documento en 4 pasos. Recuperado de: https://www.docunecta.com/blog/como-firmar-electronicamente-un-documento
Autora: Margarita Aguagallo
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